Assistant Supervisor, Procurement Region Kalteng Kalbar

Job Description:

1. OPEX Procurement & Purchase Order Management

·       Melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa OPEX untuk memenuhi kebutuhan operasional Estate, Mill, Regional Office dan OU lainnya di Region KTB.

·       Memeriksa kelengkapan PR, spesifikasi barang/jasa, SAP Material Code, quantity dan delivery requirements sebelum proses pengadaan.

·       Melaksanakan sourcing, permintaan quotation, evaluasi penawaran dan negosiasi harga dengan vendor sesuai kewenangan.

·       Menyiapkan quotation comparison dan rekomendasi pengadaan untuk proses review serta persetujuan sesuai Level of Authority (LoA).

·       Memproses penerbitan PO berdasarkan PR dan penawaran yang telah disetujui.

·       Memantau outstanding PR/PO, procurement lead time dan delivery status untuk memastikan pemenuhan kebutuhan OU secara tepat waktu.

2. Vendor Management & Prequalification (Pre-Q)

·       Melaksanakan proses Vendor Pre-Q sesuai persyaratan Supply Chain Minamas Plantation.

·       Memeriksa kelengkapan dokumen administrasi, legalitas dan persyaratan vendor sesuai ketentuan perusahaan.

·       Mengoordinasikan proses registrasi, pembaruan data dan tindak lanjut hasil Pre-Q dengan vendor serta fungsi terkait.

·       Memantau status dan masa berlaku Pre-Q serta memastikan pelaksanaan pembaruan secara berkala.

·       Mendukung sosialisasi persyaratan Procurement kepada vendor, termasuk Code of Business Conduct (COBC), Conflict of Interest (COI) dan ketentuan tender yang berlaku.

3. SAP Material Code Management

·       Menerima dan memantau permintaan pembuatan atau pembaruan SAP Material Code dari OU di Region KTB.

·       Memeriksa kelengkapan informasi material, termasuk deskripsi, spesifikasi dan data pendukung sesuai kebutuhan sistem.

·       Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memproses permintaan pembuatan atau pembaruan kode material.

·       Memantau outstanding material code request dan memastikan penyelesaian sesuai target waktu.

·       Menginformasikan status dan hasil penyelesaian permintaan kepada OU terkait.

4. CAPEX Procurement & Cost Saving Support

·       Mendukung monitoring realisasi pengadaan Capital Expenditure (CAPEX) sesuai approved budget dan procurement schedule.

·       Memantau outstanding CAPEX procurement serta berkoordinasi dengan user dan vendor untuk percepatan realisasi.

·       Mendukung proses Regional Tender Committee (RTC) melalui penyiapan dokumen pengadaan, quotation comparison dan data pendukung.

·       Mengidentifikasi peluang cost saving melalui evaluasi harga, negosiasi dan perbandingan penawaran vendor.

·       Menyiapkan laporan progres pengadaan CAPEX dan pencapaian cost saving untuk evaluasi Manager Procurement.

5. Procurement Transaction, Contract & Consignment Monitoring

·       Memantau status transaksi Procurement pada SAP dan sistem terkait, termasuk kelengkapan dokumen PR/PO.

·       Melaksanakan monitoring dan validasi administrasi invoice pada workflow system sesuai prosedur.

·       Mendukung monitoring masa berlaku kontrak pengadaan dan pembaruan informasi pada Contract Management System (CMS).

·       Berkoordinasi dengan Warehouse, vendor dan OU untuk memantau pemenuhan kebutuhan material melalui mekanisme consignment warehouse.

·       Menindaklanjuti permasalahan transaksi, keterlambatan pengadaan dan ketidaksesuaian dokumen bersama pihak terkait.

6. Procurement Compliance, Performance Monitoring & Reporting

·       Memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai Procurement SOP, LoA, COBC dan kebijakan Minamas Plantation.

·       Menjaga kelengkapan dokumen pengadaan, vendor Pre-Q, PO dan transaksi untuk kebutuhan monitoring serta audit.

·       Menyiapkan laporan berkala terkait realisasi pengadaan OPEX, status vendor Pre-Q, SAP Material Code dan outstanding procurement.

·       Memantau pencapaian KPI Procurement yang menjadi tanggung jawabnya serta mengidentifikasi penyimpangan untuk ditindaklanjuti.

·       Berkoordinasi dengan Manager Procurement, Supervisor Procurement, OU dan fungsi terkait untuk menyelesaikan permasalahan pengadaan.

To apply, please submit your resume and cover letter outlining your interest for this role.